A pequena túlipa

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Ferramentas de produtividade para obter os melhores resultados

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A produtividade depende, acima de tudo, das pessoas. Mas as ferramentas que usamos também podem fazer a diferença. Tire proveito das melhores do mercado.

N’A pequena túlipa, gostamos de partilhar com aqueles com quem trabalhamos e com os que nos seguem os temas que achamos particularmente interessantes e úteis. Por isso, resolvemos falar sobre a forma como pode organizar o seu trabalho e do proveito que se tira do tempo que se ganha.

Por vezes, a falta de organização atrapalha o dia a dia de uma empresa, fazendo com que se perca mais tempo desnecessariamente. Por norma, as ferramentas de produtividade são programas ou aplicações que nos permitem alcançar uma melhor performance no trabalho diário de uma empresa, ou até na nossa vida pessoal.

Caso não as conheça, apresentamos-lhe algumas das que, atualmente, consideramos ser das mais eficientes. Algumas são pagas, mas acredite que o investimento pode valer bem a pena. Falamos com conhecimento de causa porque usamos muitas delas.

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Ferramentas de produtividade que podem melhorar a performance da sua empresa

Há muitas opções que servem propósitos diferentes. Em alguns casos, as ferramentas de produtividade têm funções semelhantes, por isso trata-se apenas duma questão de preferência pessoal ou do tipo de estrutura e de organização da sua empresa.

N’A pequena túlipa usamos vários destes instrumentos e podemos garantir que nos facilitam muito a vida. E é precisamente por sabermos como estas ferramentas podem ajudar que lhe damos agora estas sugestões!

 

1. Partilha de documentos e informação

Ter todos os documentos num único espaço, a que todos os funcionários possam aceder sem que seja preciso enviar e-mails, é um descanso. As aplicações a que damos destaque são simples e intuitivas, tanto que usamos 2 delas e não temos reclamações a fazer!

  • Evernote - Este é daqueles casos em que sabemos perfeitamente o proveito que pode tirar desta ferramenta. É uma excelente opção para empresas porque pode criar documentos de texto que são automaticamente partilhados com os intervenientes a quem der acesso a cada pasta. Isto porque pode criar pastas para diferentes projetos ou temas e as permissões podem variar entre cada uma dessas pastas.
    Também pode optar por não partilhar algumas dessas pastas. E se quiser, associe ficheiros de áudio e imagens.
    A sincronização com vários dispositivos permite o acesso mesmo que esteja fora da empresa e pode usar o chat para comunicar com os seus colegas.

  • Google Drive - Sobejamente conhecido, o Google Drive permite anexar imagens, vídeos, ficheiros de áudio e documentos em vários formatos. Se quiser, alguns destes formatos podem ser criados na própria aplicação, como os documentos word e excel.
    Mais uma vez, pode aceder a todos os documentos em qualquer lado, desde que tenha acesso à internet, e partilhá-los com quem quiser.
    O Google Drive tem ainda a vantagem de estar preparado para trabalhar com os restantes serviços da Google.

  • Dropbox - O Dropbox oferece-lhe algumas alternativas. A sua função básica é armazenar documentos sem ocupar espaço no seu computador, tal como o Google Drive.
    A aplicação tem sofrido algumas alterações, pelo que pode optar por versões pagas, o que não significa apenas ter mais espaço, mas também funcionalidades como a elaboração de apresentações ou a prioridade no atendimento via e-mail ou chat (de acordo com a opção subscrita), se precisar de apoio da equipa do Dropbox.

 

2. Gestão de tempo

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Por vezes as horas passam e nem percebemos bem em que é que as gastámos. Com aplicações que ajudam a controlar o tempo utilizado em cada tarefa, tudo fica mais fácil. Não só porque nos apercebemos realmente do tempo que cada tarefa requer - o que pode ser extremamente útil, por exemplo, ao realizar orçamentos -, como gerimos muito melhor o tempo que empregamos a fazer cada coisa.

  • Toggl - Está à procura de uma ferramenta que o ajude a perceber quanto tempo gasta nas suas tarefas? Não procure mais, porque acabou de a encontrar.
    Com o Toggl consegue cronometrar o tempo que leva a fazer uma tarefa, o que o ajuda a perceber se está a perder demasiado tempo e ainda, se for o caso, a orçamentar determinados trabalhos em função do tempo que despende com eles.
    O tempo começa a contar quando inicia a tarefa, bastando que dê essa indicação. Depois de cronometrar tudo o que precisa, analise os relatórios, que podem ter os formatos que desejar, e planeie melhor o seu tempo daí para a frente.

  • Rescue Time - Mais do que cronometrar o tempo utilizado em cada trabalho ou tarefa, o Rescue Time controla ainda o tempo que passa nas redes sociais, fazendo um cálculo do tempo total que perde com elas. Mas mais do que isso, se sentir necessidade de ser “travado” no uso destas distrações, é possível definir um período de tempo em que esta ferramenta de produtividade não o deixa entrar em sites diversos definidos por si.
    Com um painel de controlo intuitivo, pode ver os gráficos que mostram a sua produtividade. É possível estabelecer metas, o que fará com que a aplicação o avise quando forem horas de começar uma certa tarefa.

 

3. Distribuição e controlo de tarefas

Especialmente em grandes empresas, é importante ter uma forma eficiente de distribuir trabalho. As aplicações que se seguem têm características um pouco diferentes, mas a ideia principal é que se possa definir, distribuir e controlar quem faz o quê.

  • Trello - Se uma das suas funções consiste em delegar trabalho, esta pode ser uma das ferramentas de produtividade mais úteis para si. De forma simples e intuitiva, pode criar páginas independentes para diferentes grupos de trabalho ou equipas. Depois, dentro de cada página, é possível adicionar cardsque se organizam por colunas, conforme o tema.
    Em cada cardpode explicar o que pretende da pessoa, ou pessoas, a quem se dirige a tarefa, anexar links, imagens ou outro tipo de ficheiros e adicionar os envolvidos no assunto, para que estes sejam notificados e possam aceder a essa informação. No final, é possível dar a indicação de que a tarefa foi concluída.

  • Asana - Esta ferramenta é um pouco mais complexa que a anterior porque permite ver as tarefas atribuídas em vários tipos de vistas. Pode entrar num assunto ao qual tem várias tarefas associadas e editar as prioridades, ver a timelinegeral em que consegue perceber todos os projetos que tem a decorrer, ou até utilizar a vista em que as tarefas estão organizadas por colunas que nos mostram, por exemplo, novas tarefas, as que já começaram a ser feitas, as completas e referências diversas associadas ao projeto.
    Nestas vistas gerais podemos ver tudo o que está atribuído à equipa, mas também é possível vermos apenas aquilo que é da nossa responsabilidade. A Asana conta ainda com um calendário, um campo em que é possível que os membros da equipa troquem impressões e os ficheiros anexados.

 

4. Listas das Tarefas

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Enquanto que as aplicações anteriores são, geralmente, usadas em ações mais complexas e estruturadas, as próximas são usadas para não nos esquecermos de fazer tarefas mais simples, como entrar em contacto com um cliente ou levar uma encomenda ao correio. E tanto podem ser lembretes pessoais como partilhados com outros colegas, a quem queremos pedir que faça algo ou com quem partilhamos estas mesmas tarefas.

  • Reminders - É uma aplicação para IOS, mas não podemos deixar de referir, porque usamos e somos fãs. Sejam notas que queiramos anotar apenas para nós ou partilhadas, podemos criar novos tópicos fáceis de arquivar, quando o tema está fechado.
    Pode-se transferir tópicos de uma lista para outra, adicionar um lembrete para uma data específica ou definir a prioridade de uma nota, relativamente às restantes.

  • Wunderlist - Esta é mais uma ferramenta fácil de utilizar. Como no Reminders, também pode associar lembretes e partilhar as suas notas com outros utilizadores. Para além disso, pode fazer comentários, definir prazos e até imprimir as suas notas.
    Se trabalhar com Windows e/ou Android, esta opção é a mais indicada para si, já que esta aplicação é compatível com vários sistemas operativos.

 

WhatsApp

5. Comunicação

Esta é uma das chaves para o bom funcionamento de uma empresa. Por vezes, "peca-se" por não se comunicar da forma mais eficiente.

Mas aqui falamos duma comunicação mais simples, como seja o simples envio de uma mensagem ou de um link. Há coisas que podem facilmente ser transmitidas sem que tenhamos que nos levantar do nosso posto de trabalho para ir falar com um colega. Também há temas que não precisam necessariamente de ser enviados por e-mail.

  • Skype for Business – Funciona como o Skype tradicional, mas é adaptado às empresas, nomeadamente no que diz respeito à segurança.
    Tal como a versão “caseira”, permite enviar mensagens instantâneas através do chat, enviar e receber documentos, realizar chamadas de voz e videoconferências, com a vantagem de que os intervenientes podem ser muitos mais do que no Skype tradicional.
    Pode ainda aceder à aplicação em qualquer lado, desde que haja acesso à internet.

  • Whatsapp - Esta sugestão pode parecer estranha, mas acredite que faz sentido. Como houve uma adesão em massa ao Whatsapp por quase todo o mundo, as empresas começam a adotá-lo como ferramenta de trabalho, porque por esta via sabem que será relativamente fácil entrar em contacto com outros parceiros profissionais. Várias pessoas precisam de viajar a trabalho, o que também faz do Whatsapp a aplicação ideal para entrar comunicar com colegas, fornecedores e clientes.
    Envie mensagens, vídeos, imagens e ficheiros de áudio com a maior das facilidades.
    Do ponto de vista profissional só há um grande senão na versão web desta aplicação: não tem câmera que permita fazer chamadas de vídeo. Mas com a crescente adesão à aplicação, quer na versão web como na mobile, acreditamos que isso possa vir a mudar em breve.

Se ainda não as utilizava, esperamos que a partir de agora faça uso de aplicações como estas, porque tal como para nós, desejamos que o trabalho dos nossos parceiros seja o mais rentável possível!